ppt（演示文稿软件）-趣爱秀

内容应用

一套完整的PPT文件一般包含：片头、动画、PPT封面、前言、目录、过渡页、图表页、图片页、文字页、封底、片尾动画等；所采用的素材有：文字、图片、图表、动画、声音、影片等；国际领先的PPT设计公司有：themegallery、poweredtemplates、presentationload等；中国的PPT应用水平逐步提高，应用领域越来越广；PPT正成为人们工作生活的重要组成部分，在工作汇报、企业宣传、产品推介、婚礼庆典、项目竞标、管理咨询、教育培训等领域占着举足轻重的地位。

相册制作

⒈启动ppt，新建一个空白演示文稿。依次单击“插入”菜单中的“图片”，选择“新建相册”命令，弹出“相册”对话框。

⒉相册的图片可以选择磁盘中的图片文件（单击“文件/磁盘”按钮），同时也可以选择来自扫描仪和数码相机等外设中的图片（单击“扫描仪/照相机”按钮）。通常情况下，我们单击“文件/磁盘”按钮选择磁盘中已有的图片文件。

ppt在弹出的选择插入图片文件的对话框中可按住shift键（连续的）或Ctrl键（不连续的）选择图片文件，选好后单击“插入”按钮返回相册对话框。如果需要选择其他文件夹中的图片文件可再次单击该按钮加入。

⒊所有被选择插入的图片文件都出现在相册对话框的“相册中的图片”文件列表中，单击图片名称可在预览框中看到相应的效果。单击图片文件列表下方的“↑”、“↓”按钮可改变图片出现的先后顺序，单击[删除]按钮可删除被加入的图片文件。

通过图片“预览”框下方的提供的六个按钮，我们还可以旋转选中的图片，改变图片的亮度和对比度等。

⒋接下来我们来看看相册的版式设计。单击“图片版式”右侧的下拉列表，我们可以指定每张幻灯片中图片的数量和是否显示图片标题。单击“相框形状”右侧的下拉列表可以为相册中的每一个图片指定相框的形状，但功能必须在“图片版式”不使用“适应幻灯片尺寸”选项时才有效，假设我们可以选择“圆角矩形”，这可是需要用专业图像工具才能达到的效果。最后还可以为幻灯片指定一个合适的模板，单击“设计模式”框右侧的[浏览]按钮即可进行相应的设置。

在制作过程中还有一个技巧，如果你的图片文件的文件名能适当地反映图片的内容，可勾选对话框中的“标题在所有图片下面”复选项，相册生成后会看到图片下面会自动加上文字说明（即为该图片的文件名），该功能也只有在“图片版式”不使用“适应幻灯片尺寸”选项时才有效。

以上操作完成之后，单击对话框中的[创建]按钮，ppt就自动生成了一个电子相册。

到此，一个简单的电子相册已经生成了。当然了，如果需要进一步地对相册效果进行美化，我们还可以对幻灯片辅以一些文字说明，设置背景音乐、过渡效果和切换效果。相信大家看完本文后，能自己亲自动手，制作一个更精美的个性化的电子相册。制作完成后，记得将你的相册打包或刻录成光盘，送你的亲朋好友一起欣赏哦。

设置按钮

在PPT演示文稿中经常要用到链接功能，我们可以用“动作按钮”功能来实现。下面，我们建立一个“课堂练习”按钮，链接到第十七张幻灯片上。

⒈执行“幻灯片放映动画按钮自定义”命令。

⒉在幻灯片中拖拉出一个按钮来，此时系统自动弹出“动作设置”对话框。

⒊然后选中“超链接到”选项，然后单击其右侧的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选择“幻灯片”选项，打开“超链接到幻灯片”对话框，选中第十七张幻灯片，确定返回。

⒋右击按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选择“添加文本”选项，再输入文本（如“课堂练习”）。

⒌设置好文本的字号、字体等，调整好按钮大小，并将其定位在合适的位置上即可。

文稿合并

PPT文档是经常使用的一种演示文稿，公司的很多活动都会使用到，其格式较为特殊，由于其中往往插入很多图形以及添加一些动画效果，因此要比较两篇演示文稿的不同，的确有点麻烦，而利用PowerPoint的比较合并演示文稿功能，不仅仅能够比较出两个文稿文字、图形的改动情况，而且能够将动画的改变情况查找出来，从而能够对自己演示文稿的变化情况了如指掌。在操作上，PowerPoint的比较合并演示文稿功能与Word的操作有较大不同。

启动Microsoft Office PowerPoint，打开演示文稿，比如：VPN产品介绍.PPT，执行“工具→比较并合并演示文稿”命令，在弹出的对话框中选择要比较的其他演示文稿，如VPN产品介绍（修改）.PPT，单击“合并”按钮。随之，往往会弹出一个关于“一个或多个演示文稿未使用‘文件’菜单上的‘邮件收件人（审阅）’命令发送”提示框，这里直接单击“继续”按钮即可。

在打开的源演示文稿中的右侧会显示一个“修订”任务窗格，在其中会将对每张幻灯片的修改情况列举出来，单击“幻灯片更改”列表框中的某个修改操作，即可在幻灯片中直接看到其更改具体操作，如果需要接受更改操作的某个具体步骤，只要选中相应操作前面的复选框即可，如删除“卡“字。与在Word中类似，在比较合并PPT文档时，在工具栏上也会出现一个“修订”工具按钮，从其中可以查看审阅人以及进行是否接受修改等操作。

设置程序

用户可以在幻灯片放映的过程中打开任何其他程序，例如Microsoft Excel或Internet Explorer。而且程序是在Microsoft office PowerPoint外部打开的，不会嵌入演示文稿中。具体方法是：

首先在幻灯片中，选择用于打开程序的文本或对象，执行“幻灯片放映”菜单中的“动作设置”命令。如果用户想要在幻灯片放映过程中通过单击选定对象的方法来打开程序，请使用“单击鼠标”选项卡；如果希望在鼠标移过对象时打开程序，请单击“鼠标移过”选项卡。在其中单击“运行程序”，再键入路径或单击“浏览”查找要打开的程序。完成以后单击“确定”关闭对话框。

估计时间

⒈排练时自动设置幻灯片放映时间间隔的方法：

⒈打开要设置时间的演示文稿。

⒉在“幻灯片放映”菜单中点击“放映/排练记时”命令，激活排练方式。此时幻灯片放映开始，同时计时系统启动。

⒊重新记时可以单击快捷按钮，暂停可以单击快捷按钮，如果要继续那就要再一次单击按钮。

⒋当Microsoft Office PowerPoint2003放完最后一张幻灯片后，系统会自动弹出一个提示框。如果选择“是”，那么上述操作所记录的时间就会保留下来，并在以后播放这一组幻灯片时，以此次记录下来的时间放映，同时弹出如图2所示的结果，在此图中显示出了每张幻灯片放映的对应时间；点击“否”，那么你所做的所有时间设置将取消。

课件1，演示排练时自动设置幻灯片放映时间间隔的方法

已知放映所需时间后的时间间隔设置的方法：

如果已经知道幻灯片放映所需要的时间，那可以直接在“排练”对话框内输入该数值。

⒈在“幻灯片放映”菜单中点击“放映/排练计时”命令，激活排练方式。

⒉将要设置时间间隔的幻灯片选中。

⒊用鼠标单击“排练”对话框内的时间框，将光标定位于这里，在这个框里按照小时：分：秒的格式输入时间，完毕后按回车键，则所输入的时间便被生效，并自动放映下一张幻灯片并继续记时。

⒋同理，只要在其它幻灯片上重要上述步骤，便可以将所有需要设置时间间隔的幻灯片处理完毕，只要在最后弹出的对话框里单击按钮“是”表示确认后，所设置的时间间隔便可以生效。

设置完毕后，可以在幻灯片浏览视图下，看到所有设置了时间的幻灯片下方都显示有该幻灯片在屏幕上停留的时间。

制作符号

一般情况下，用户使用的项目符号都是1．2．3，a、b、c之类的，其实，我们还可以使用图片文件来作为项目符号。

首先请用户选择要添加图片项目符号的文本或列表。点击“格式→项目符号和编号”，在“项目符号项”选项卡中单击“图片”，调出剪辑管理器，用户可以选择图片项目符号。在“图片项目符号”对话框中，单击一张图片，再单击“确定”。

小提示：若要将自己的图片添加到此对话框中，请单击“导入”，再选择所需的文件，然后单击“添加”。如果用户的计算机上没有安装剪辑管理器，则在“项目符号和编号”对话框中单击“图片”后会显示“插入图片”对话框，用户只需要选择自己希望的图片就可以了。

运用母板

使用母版可以定义每张幻灯片共同具有的一些统一特征。这些特征包括：文字的位置与格式，背景图案，是否在每张幻灯片上显示页码、页脚及日期等。

母版中最常用到的是幻灯片母版。它控制除标题幻灯片以外的所有幻灯片的格式。母版上的更改反映在每张幻灯片上。如果要使个别的幻灯片外观与母版不同，直接修改该幻灯片即可。幻灯片母版的使用操作如下：

⑴打开“视图”菜单上的“母板”，单击“幻灯片母板”。

⑵将对象添加到幻灯片母版中。

⑶单击“母板”工具栏上的“关闭”按钮。

图片运动

打开“幻灯片放映”菜单下的“自定义动画”选项，就可以在屏幕右侧出现“自定义动画”任务窗口（如图1所示）。动画的整个设置过程就可以在这个窗口中完成，如果选中窗口底部的“自动预览”选项，那么所添加的任何动画效果都能在编辑区内得到实时的预览。

PowerPoint 2003增加了“强调”、“退出”、“动作路径（包括绘制自定义路径）”的效果（如图2）。特别是“绘制自定义路径”效果可以使对象沿着自定义的路径运动，为老师们制作课件带来了很大的方便，解决了97/2000版中实现这种效果既繁琐又不理想的问题。

PowerPoint 2003的“进入（对象进入画面过程中的动画效果）”、“强调（对象进入画面后的动画效果）”、“退出（对象退出画面过程中的动画效果）”效果都提供了“基本型”、“细微型”、“温和型”和“华丽型”多种动画。“动作路径”和“绘制自定义路径”设有“基本”、“直线和曲线”、“特殊”、“任意多边形”、“自由曲线”等动画路径，动画效果可谓名目繁多。并且对于同一对象可以设置多种不同的动画效果，如果再适当地设置各动画的起始时间和过程时间，其最终效果有如Flash，令人叫绝。

笔者曾用“绘制自定义路径”效果和退出中的“缩放”、“渐变”效果三者结合，在同一张幻灯片中让热气球慢慢升起→飘向远方→越来越小→越来越朦胧。整个动画一气呵成，过程流畅，决不拖泥带水。

动画控制

对于动画方式，PowerPoint 2003除了提供“单击鼠标”和“之后（从上一项之后开始）”控制功能外，还增加了“之前（从上一项开始）”和“触发器动画”两项控制动画的新功能。利用“之前”动画方式，在一张幻灯片中就可以设置多个对象同时运行动画的效果，并且不同对象动画的开始时间可以自行设定。

“触发器动画”可以将画面中的任一对象设置为触发器。单击它，该触发器下的所有对象就能根据预先设定的动画效果开始运动，并且设定好的触发器可以多次重复使用。利用这种动画方式，可以制作出类似在Authorware、Flash等软件中用按钮控制动画的效果（将“动作按钮”作为触发器即可）。

速度控制

在PowerPoint 97/2000版中，对象动画过程的时间或速度是默认的，无法预先设定，而2003版的此项功能却是无可挑剔的，完全可以与Authorware的动画时间控制相媲美。它设有“非常慢（6秒）”、“慢速（3秒）”、“中速（2秒）”、“快速（1秒）”和“非常快（0.5秒）”（如图3所示）等各种选择。如果还觉得不够的话，还可直接在“速度”栏中输入所需的时间，多的可以是几小时，最少为0.01秒。

另外，用2003版制作的滚动字幕动画可以让你从容地将一大段文字一一读完，动画与音乐（声音）的同步播放也不再是一件难事了。

如果你需要重复播放某一段动画，除了用触发器控制外，还可以在“重复”框中选择重复的次数或停止该动画的条件（“直到下一次单击”或“直到幻灯片末尾”）。

设定动画的起始时间和过程时间还可以通过以下简捷的方法进行：选择图1中的“显示高级日程表”项，则动画列表中每个动画的右侧将显示蓝色的动画时间矩形块，通过移动或缩放矩形块，可以方便地改变动画的起始时间和过程时间。

当然，PowerPoint2003不但在动画功能方面有了很大的改进，其他方面也有了长足的“进步”，如在增大剪贴画容量的同时增加了自动搜索整个硬盘图片、声音、视频的功能；允许每一张幻灯片采用不同的模板；扩充了幻灯片切换效果并且切换时间间隔最小可以是0.1秒等等。

表格插入

用动画的形式介绍插入图表的方法和技巧；利用图表，可以更加直观地演示数据的变化情况。

⒈执行“插入图表”命令，进入图表编辑状态。

⒉在数据表中编辑好相应的数据内容，然后在幻灯片空白处单击一下鼠标，即可退出图表编辑状态。

⒊调整好图表的大小，并将其定位在合适位置上即可。

注意：如果发现数据有误，直接双击图表，即可再次进入图表编辑状态，进行修改处理。

转换文稿

制作的演示文稿有大量的文本，已经在Word中输入过了，可以用下面两种方法直接调用进来：

在使用下面两种调用方法之前，都要在Word中，对文本进行设置一下：将需要转换的文本设置为“标题1．标题2．标题3……”等样式，保存返回。

方法一：插入法：在PowerPoint中，执行“插入→幻灯片（从大纲）”命令，打开“插入大纲”对话框（如图），选中需要调用的Word文档，按下“插入”按钮即可。

注意：仿照此法操作，可以将文本文件、金山文字等格式的文档插入到幻灯片中。

方法二：发送法。在Word中，打开相应的文档，执行“文件→发送→Microsoft Office PowerPoint”命令，系统自动启动PowerPoint，并将Word中设置好格式的文档转换到演示文稿中。

自动播放

幻灯片自动切换；在PowerPoint中，可为每个幻灯片设置相应时间，让它到达预定时间后自动切换而无需手工单击切换：先在普通视图中选中幻灯片，再选择“幻灯片放映”→“幻灯片切换”，在“换片方式”下，选择“每隔”复选框，再输入要幻灯片在屏幕上显示的秒数即可。

快速启动方法

如果已经制作完成了幻灯片，以后再用到时只是播放幻灯片，而不用修改它。那可以选择“文件——另存为”，并在打开的窗口中选择保存幻灯片类型为“PowerPoint放映（*.pps）”。以后在“资源管理器”中双击该文件，PowerPoint就会自动播放该幻灯片，而不是打开它来编辑。

替换母版

灵活调用模板

PowerPoint提供的模板非常丰富，可以根据需要灵活选用：选择“文件”→“新建”，在打开的任务窗格中可以看到它提供了“新建”、“根据现有演示文稿新建”和“根据模板新建”三种调用模板的方式。

“新建”下又有“根据设计模板”和“根据内容提示向导”等方式。而单击“根据现有演示文稿新建”下的“选择演示文稿”，可以将现有演示文稿作为模板建立新文件。“根据模板新建”下则有“通用模板”官方上的模板”等多种选择，单击“通用模板”可以打开“模板”对话框，选用系统安装的各种模板。网络模板上文已经做过介绍，这里不再重复。

灵活选用模板

PowerPoint XP之前版本调用模板很死板，演示文稿中的幻灯片只能应用同一种模板。PowerPoint XP对此作了很大的改进，你可以给演示文稿中的幻灯片选用各种模板：首先选中“视图”菜单下的“任务窗格”，打开“幻灯片设计”任务窗格。并在“普通”视图下选中要应用模板的幻灯片（如果有多个幻灯片要应用同一模板，可以按住Ctrl键逐个选择），最后再将鼠标指向任务窗格中显示的某个模板，单击右侧的下拉按钮打开菜单，选择其中的“应用于选定幻灯片”即可。

应用配色方案

不知道大家注意过没有，在PowerPoint中的“配色方案”其实是一种特殊的模板，如果你想将某个配色方案应用于多个幻灯片，可以按住Ctrl键选中“幻灯片”窗口中的多个幻灯片，然后单击“幻灯片设计”任务窗格中的“配色方案”，最后单击任务窗格中你喜欢的“配色方案”，则所选幻灯片就会使用这个配色方案。如果你想将设计模板、动画方案或文字版式快速应用于多个幻灯片，也可以使用这个技巧。

右键新建

先进入C:Documents and Settings(用户名)Templates文件夹下，右击，选择“新建”→“PowerPoint演示文稿”新建一个PowerPoint文件，再双击此文件，然后对其中颜色、字体等进行自行定义。最后，选中它，把它改名为pwrpnt10.pot文件。

以后在“资源管理器”中右击鼠标，选择选择“新建”→“PowerPoint演示文稿”，再双击新建的演示文稿，你就会发现，它已经套用了在pwrpnt10.pot文件中的设置了。从而可以制作出自己的个性PowerPoint演示文件，真是方便极了。

另存模板

如果得到了一个制作精美的演示文稿，希望在以后自己制作演示文稿时也能用到这样的设计。这时就可以将它另存为模板：单击“文件→新建”，在“新建演示文稿”任务窗格的“根据现有演示文稿新建”之下，单击“选择演示文稿”，再选择所需的演示文稿，然后单击“创建”。接着，删除新模板中不需要的文本、幻灯片或设计对象，然后确认更改。完成修改以后执行“文件”菜单中的“另存为”。在“文件名”框中，键入模板的名称。在“保存类型”框中，单击“演示文稿设计模板”，单击“保存”按钮即可。

在新建模板以后，新模板就会在下次打开PowerPoint时按字母顺序显示在“幻灯片设计”任务窗格的“可供使用”之下，供使用。

演示模板

当单击“常用”工具栏上的“新建”按钮时，PowerPoint将会显示一个使用默认的设计幻灯片。其实，完全可以更改这个设计以使它总是包括一些常用元素，这样就不需要每次创建演示文稿都去更改这些内容了，带来很多方便：单击“常用”工具栏上的“新建”按钮。然后选择“视图”→“母版”→“幻灯片母版”。接着，就能在幻灯片母版上进行更改了。做完更改后，在“幻灯片母版视图”工具栏上，单击“关闭母版视图”。最后，选择“文件”→“另存为”。在“保存类型”框中，选择“演示文稿设计模板”；在“文件名”框中，键入“blank”，再单击“保存”。关闭模板。

应用版式

PowerPoint完全支持在一个演示文稿中使用多个模板！这样，就不用为版面单调而发愁了：先打开想要更改模板的幻灯片，选择“格式”→“幻灯片设计”，这时在主窗口的右边会出现一个“幻灯片设计”任务窗格。只要将鼠标移到希望应用的模板上（请不要着急单击模板），此时在模板右边会出现一个向下的箭头，单击此箭头，在弹出菜单中执行“应用于选定幻灯片”。这样，这个幻灯片就具有了一个和其他页面不同的模板了。

替换幻灯片

如果想要替换或添加幻灯片母版，可以选择“视图”→“母版”→“幻灯片母版”。然后单击“幻灯片母版视图”工具栏中的“设计”按钮。如果要替换演示文稿中的选定母版，而不是所有的母版，那则在左侧的缩略图选择母版。接着在“幻灯片设计”任务窗格中，指向所需要的模版，单击箭头。然后如果要使用新设计模版的母版替换所选定的母版，请单击“替换所选设计”；如果想要使用新设计模版的母版替换所有的当前母版，请单击“替换所有设计”；要在演示文稿中添加新的设计模版和母版，请单击“添加设计方案”。

历史

在电脑发展史上最辉煌、最具影响力、也引来最多抱怨的软件之一PowerPoint20岁了。很难说PowerPoint还将有多少个生日庆典；挖苦这款软件的人几乎同愿意使用的人一样多。

PowerPoint曾使数不胜数的精彩演示文稿锦上添花，也曾让无穷无尽的愚蠢想法穿上了图形化的华丽外衣。它不仅出现在会议室中，也出现在诸如六年级的读书报告中。

随着这一切的发生，或许可以被称为PowerPoint文化缺陷的内容给它的两位创造者带来的困惑、忧虑甚至是震惊丝毫不亚于其他任何人。

罗伯特·加斯金斯(RobertGaskins)是一位具有远见卓识的企业家。早在80年代中期，他就意识到商业幻灯片这一巨大但尚未被人发掘的市场同正在出现的图形化电脑时代形成了完美的结合。许多风险投资家不同意这点，他们坚持认为文字格式的DOS电脑永远不会消失。

1984年，Gaskins加入一家衰退中的硅谷软体公司叫做Forethought并且雇用了软体开发师 Dennis Austin。Bob和Dennis完善化他的梦想，并设计了"Presenter"实行了该计划。Dennis与Tom Rudkin设计了原始版本的程式。Bob后来建议了新的产品名"PowerPoint"，该名称最后变成产品正式名称（加斯金斯当年的PPT产品企划）。

Mac操作系统版的PowerPoint1.0就这样在1987年上市了。当年晚些时候，微软(Microsoft)以1,400万美元收购了该公司（这也是微软历史上的第一次收购）。三年后，Windows版的PowerPoint也问世了。加斯金斯和奥斯丁上周接受采访时谈到了PowerPoint的诞生以及它的广泛应用。他们对技术和策略上的成功深感自豪。但更值得一提的是，他们对有关PowerPoint的种种批评根本没有进行辩解。实际上，获得对PowerPoint评论（无论是赞美还是批评）的最佳单一来源就是加斯金斯的个人主页（上面还有大量的呆伯特(Dilbert)漫画）。

最严厉的批评也许要算来自于耶鲁大学图像大师爱德华·塔夫特(EdwardTufte)。他说这款软件将形式提升到内容之上，暴露了商人将所有事情转化为销售宣传的态度。他甚至表示PowerPoint对2003年哥伦比亚号航天飞机失事也负有一定的责任，因为一些至关重要的技术问题被掩盖在了乐观的幻灯片之下。

加斯金斯没有为此争辩，他说，塔夫特所说的所有这些绝对正确。人们常常非常错误地使用PowerPoint。

加斯金斯提醒那些质问他的人，PowerPoint演示文稿从来都不应该是一个提议或方案的全部内容，它只是思考成熟的长篇内容的一个简单总结。他以这款软件的原始商业计划书为例：这个经过反复讨论的计划书共有53页，而与之相配的幻灯片只列出重点内容，一共才十几张。

他抱怨说，自从有了PowerPoint以后，许多商界人士不再撰写文件了。他们只是在编写演示文稿，这些文稿只是些没有细节、缺乏支持的概要。许多人不喜欢撰写详尽文件所付出的脑力劳动。

加斯金斯和奥斯丁表示，问题之一在于PowerPoint已同Office捆绑到一起，这使得接触到该软件的人大大超过了原来的目标人群──销售人员。当投影仪变得越来越小、越来越便宜时，几乎各个房间都为播放PowerPoint做好了准备。

学校的孩子们也开始用PowerPoint撰写读书报告了。加斯金斯和奥斯丁对此深恶痛绝。他们坚持认为，孩子们需要按照完整的段落思考和写作。

不过，加斯金斯和奥斯丁并不赞成给PowerPoint强加一些莫须有的罪名。加斯金斯在设计这款软件前研究了搜集来的大量演示文稿。他说，在PowerPoint问世前很久，就有这种要点格式了。

尽管这两人肯定知道如何使用PowerPoint，但他们却都认为自己算不上高手。他们甚至不清楚许多新增的高级功能。他们也对有些人在从事实际工作的伪装下花上几个小时调整字号和字体的做法感到反感。他们常愿意谈起这样一个笑话：麻痹反对阵营的最佳方式就是让PowerPoint上场，来干扰他们的决策，一些分析师说五角大楼曾发生过这种情况。

两人均在90年代离开了微软，都在从事自己的项目。苹果(Apple)举办的开发人员会议，奥斯丁一天也没有拉下，他希望能跟上年轻人的思路。尽管他们两人一致认为，或许可以开发一款类似于PowerPoint的软件用于建设高端网站，但他们不想把这个想法付诸实施。

加斯金斯和奥斯丁都属于不愿自我表现的类型，因此对PowerPoint的知名度远高于他们本人也没有什么怨言。每当他们告诉陌生人他们做了些什么时，往往听到的都是如果没有这款软件，人们简直无法生活诸如此类的话。

如果要说有什么让他们感到难过，那就是对PowerPoint的抱怨通常不是关于这款软件本身的，而是关于那些糟糕的演示文稿。奥斯丁说，这就如同平面媒体一样，各种各样的垃圾都可能被印刷在上面。

正如加斯金斯所说：如果用PowerPoint没有做好工作，那么他们用其他工具也会犯同样的错误。

优势介绍

Microsoft Office PowerPoint 使用户可以快速创建极具感染力的动态演示文稿，同时集成更为安全的工作流和方法以轻松共享这些信息。下面是 Office PowerPoint 帮助用户提高工作效率和加强协作的 10 种主要方式。

1.使用 Microsoft Office Fluent 用户界面更快地获得更好的结果。重新设计的 Office Fluent 用户界面外观使创建、演示和共享演示文稿成为一种更简单、更直观的体验。丰富的特性和功能都集中在一个经过改进的、整齐有序的工作区中，这不仅可以最大程度地防止干扰，还有助于用户更加快速、轻松地获得所需的结果。

2. 创建功能强大的动态 SmartArt 图示。可以在 Office PowerPoint中轻松创建极具感染力的动态工作流、关系或层次结构图。您甚至可以将项目符号列表转换为 SmartArt 图示，或修改和更新现有图示。借助新的上下文图示菜单，用户可以方便地使用丰富的格式设置选项。

3. 通过 Office PowerPoint幻灯片库轻松重用内容。通过 PowerPoint 幻灯片库，您可以在MicrosoftOfficeSharePoint Server 2007 所支持的网站上将演示文稿存储为单个幻灯片，以后便可从OfficePowerPoint2007中轻松重用该内容。这样不仅可以缩短创建演示文稿所用的时间，而且您插入的所有幻灯片都可与服务器版本保持同步，从而确保内容始终是最新的。

4. 与使用不同平台和设备的用户进行交流。通过将文件转换为 XPS 和 PDF 文件以便与任何平台上的用户共享，有助于确保利用 PowerPoint 演示文稿进行广泛交流。

5. 使用自定义版式更快地创建演示文稿。在OfficePowerPoint中，您可以定义并保存自己的自定义幻灯片版式，这样便无需浪费宝贵的时间将版式剪切并粘贴到新幻灯片中，也无需从具有所需版式的幻灯片中删除内容。借助PowerPoint 幻灯片库，可以轻松地与其他人共享这些自定义幻灯片，以使演示文稿具有一致而专业的外观。

6. 使用 Office PowerPoint和 Office SharePoint Server 加速审阅过程。通过 Office SharePoint Server中内置的工作流功能，您可以在 Office PowerPoint 中启动、管理和跟踪审阅和审批过程，使用户可以加速整个组织的演示文稿审阅周期，而无需用户学习新工具。

7. 使用文档主题统一设置演示文稿格式。文档主题使您只需单击一下即可更改整个演示文稿的外观。更改演示文稿的主题不仅可以更改背景色，而且可以更改演示文稿中图示、表格、图表、形状和文本的颜色、样式及字体。通过应用主题，可以确保整个演示文稿具有专业而一致的外观。

8. 使用新的 SmartArt 图形工具和效果显着修改形状、文本和图形。您可以通过比以前更多的方式来处理和使用文本、表格、图表和其他演示文稿元素。

9. 进一步提高 PowerPoint 演示文稿的安全性。可以为PowerPoint演示文稿添加数字签名，以帮助确保分发出去的演示文稿的内容不会被更改，或者将演示文稿标记为“最终”以防止不经意的更改。使用内容控件，可以创建和部署结构化的 PowerPoint 模板，以指导用户输入正确信息，同时帮助保护和保留演示文稿中不应被更改的信息。

10. 同时减小文档大小和提高文件恢复能力。新的 Microsoft Office PowerPoint XML 压缩格式可使文件大小显着减小，同时还能够提高受损文件的数据恢复能力。这种新格式可以大大节省存储和带宽要求，并可降低 IT 成本负担。

快捷键

以下仅给广大PowerPoint用户提供常用的但是大家不太注意的实用快捷键，以便提高幻灯片的编辑制作效率。

Ctrl+T：在句子.小写或大写之间更改字符格式。

Shift+F3：更改字母大小写。

Ctrl+B：应用粗体格式Ctrl+U：应用下划线。

Ctrl+l：应用斜体格式。

Ctrl+等号：应用下标格式(自动调整间距)。

Ctrl+Shift+加号：应用上标格式(自动调整间距)。

Ctrl+空格键：删除手动字符格式，如下标和上标。

Ctrl+Shift+C：复制文本格式。

Ctrl+Shift+V：粘贴文本格式。

Ctrl+E：居中对齐段落。

Ctrl+J：使段落两端对齐。

Ctrl+L：使段落左对齐。

Ctrl+R：使段落右对齐。

在全屏方式下进行演示时，用户可以操作的只有右键菜单和放映按钮。大家还可以使用以下专门控制幻灯片放映的快捷键，非常方便。

Enter：超级链接到幻灯片上。

B或句号：黑屏或从黑屏返回幻灯片放映。

W或逗号：白屏或从白屏返回幻灯片放映。

s或加号：停止或重新启动自动幻灯片放映。

Esc、Ctrl+Break或连字符(-)：退出幻灯片放映。

E：擦除屏幕上的注释。

H：到下一张隐藏幻灯片。

T：排练时设置新的时间。

O：排练时使用原设置时间。

M：排练时使用鼠标单击切换到下一张幻灯片。

同时按下两个鼠标按钮几秒钟：返回第一张幻灯片。

Ctrl+P：重新显示隐藏的指针或将指针改变成绘图笔。

Ctrl+A：重新显示隐藏的指针和将指针改变成箭头。

Ctrl+H：立即隐藏指针和按钮。

Ctrl+U：在15秒内隐藏指针和按钮。

Shift+F10(相当于单击鼠标右键)：显示右键快捷菜单。

Tab：转到幻灯片上的第一个或下一个超级链接。

Shift+Tab：转到幻灯片上的最后一个或上一个超级链接。

以下快捷键用于在网络(包括局域网、互联网等)上查看Web演示文稿。。

Tab：在Web演示文稿的超级链接、“地址”栏和“链接”栏之间进行切换。

Shift+Tab：在Web演示文稿的超级链接、“地址”栏和”链接”栏之间反方向进行切换。

Enter：执行选定超级链接的“鼠标单击”操作。

空格键：转到下一张幻灯片。

Backspace：转到上一张幻灯片。

如果用户要将演示文稿作为电子邮件正文发送时，可以通过以下的快捷键提高工作效率，此时要求邮件头处于激活状态。

Alt+S：将当前演示文稿作为电子邮件发送。

Ctrl+Shift+B：打开”通讯簿”。

Alt+K：在“通讯簿”中选择“收件人”、“抄送”和“密件抄送”栏中的姓名。

Tab：选择电子邮件头的下一个框，如果电子邮件头的最后一个框处于激活状态，则选择邮件正文。

Shift+Tab：选择邮件头中的前一个字段或按钮。

通过使用以上的快捷键，相信广大的PowerPoint用户会更快捷、更方便地使用这一演示软件。