一体化管理体系

"一体化管理体系"（Integrated Management System）（又被称为"综合管理体系"、"整合型管理体系"等）就是指两个或三个管理体系并存，将公共要素整合在一起，两个或三个体系在统一的管理构架下运行的模式。通常具体是指组织将ISO9000标准、ISO14000标准、OHSAS18000标准三位合一。

简介

概述

一体化管理通过对不同体系的类似管理过程进行整合优化以及相互的补充完善，给企业管理带来了积极成效，提高了管理效率。但是，站在企业整体的角度，这种“两标”或“三标”的一体化管理，也仅仅是企业管理中部分专业管理体系的一体化，所以在管理的实践中还是显现出了不足。这种整合解决的仍然只是专业管理体系标准之间的矛盾和重复，仍未从根本上实现管理系统优化、建立最佳秩序、解决企业整体绩效的问题；而且，随着世界经济一体化、科学管理不断发展，国际、国内规范性的各项专业管理新标准持续推出，这种“两标”或“三标”的一体化管理已经不能适应形势发展需要，现在最新推出的是集约型一体化管理体系，虽然都有“一体化管理”叫法，但其内涵和外延与“两标”或“三标”的一体化管理有原则区别，它能够融合企业或组织所适用的所有国家标准，但整合的方式方法有相似之处。因此，学习了解两标”或“三标”的一体化管理体系时，应当了解集约型一体化管理体系，这是贯标的发展趋势。

集约型一体化管理体系是从实现企业整体目标出发，运用系统论、控制论、信息论的基本观点，借鉴建立运行质量管理体系的基本方法，来探讨建立一个能够满足企业适用的法律法规和各项专业标准要求并覆盖企业整体、实现企业管理系统整体优化的方法和途径，以期使国有企业的经济责任目标与社会责任目标和政治责任目标相辅相成，使一个企业包括党群工作在内的各个子系统，连同质量、环境、职业健康安全、测量等专业管理体系有机地融合成为一个整体，从而在一个企业内形成用一套制度文本支持全方位管理、使用共有要素并能够有效运行的单一集约化的管理体系。

产生背景

自1996年以来，综合管理体系（IMS）一词在各种管理类文章中被越来越多的引用，如TranmerJ的《解决一体化管理体系中存在的问题》和Wilkinson《质量、环境、职业健康和安全一体化管理体系：几个关键问题的考查》等。这些文章从不同的方面对一体化管理体系的现状及发展进行了细致的描述。

企业的经营活动涉及质量管理、人力资源管理、环境的管理、职业安全卫生的管理、营销管理等方方面面，单纯采用一种管理模式必然难以满足客观需要。如果企业因为社会潮流和客户要求，一次次地建立独立的不同体系，会带来很多重复性的工作，会造成资源的浪费，不仅贯标的实际效果可能被忽视，而且也会影响企业综合管理水平和经济效益的提高。

一体化管理体系

在中国，据有关部门统计，截止到2001年10月31日，中国已颁发带有国家认可标志的质量体系认证证书48187张；在中国环境管理体系认证机构认可委员会秘书处备案的认证证书为836张；带有国家认可标志的职业安全卫生管理体系认证证书106张。其中，获ISO14001、OHSAS18001认证证书的组织大都已经或同时获得了ISO9000认证证书。因此，越来越多的组织面临着两个或更多管理体系整合的问题。同时，这也给认证机构提出了对综合管理体系实施一体化审核的要求。随着QMS、EMS、OHSMS的深入实施，产业界和认证机构对一体化管理体系的反应非常热烈。美国朗讯公司、英国核燃料有限公司运输部、日本夏普公司的复印机制造厂、AkzoNobel化工集团、巴西BahiaSulCeluloseS.A.（BSC）公司等都已经建立了质量、环境、职业健康与安全的一体化管理体系，中国境内的很多企业如沈阳松下蓄电池有限公司、广州爱斯佩克环境仪器有限公司等也正积极推行QMS、EMS、OHSMS一体化管理体系。

CEPREI、BSI、SGS、NQA等认证机构也推出了一体化管理体系的审核。

目的

一体化管理体系主要是由于企业管理自身的发展需要以及由于经济发展全球化而带来的竞争日益加剧，企业为增强市场竞争力的需要而产生的。一体化管理体系的目的在于提高企业的管理水平和增强市场竞争力，从而赢得企业更大的发展。

意义原因

建立原因

首先，在ISO/TC176(IS09000标准化技术委员会)和ISO/TC207(IS014000标准化技术委员会)在制定各自标准的过程中，均涉及到了职业安全卫生问题，两个标准化技术委员会均有意涉足职业安全卫生管理体系标准化工作，但由于职业安全卫生范围广且复杂，远远超出两个技术委员会的工作范围，因而在IS09000和IS014000标准中均没有包含职业安全卫生的内容，但显而易见，三个标准是相互关联的，内容互有交叉，ISO9000、ISO14000、OHSMS18000管理体系的标准在标准的思想、标准要素等内容上有很强的关联性，在体系的运行模式、文件的架构上是基本相同的，这样就为QMS、EMS、OHSMS一体化管理体系的建立和实施提供了可能。企业建立一体化的管理体系和机构实施一体化的认证审核是可行的。

其次，三个体系的理论基础相同，均采用了戴明管理理论，三个标准均采用PDCA（计划--实施--检查--处理）改进模型作为基本骨架。尽管ISO9001:1994的PDCA结构并不明显，但这种结构已经隐含于20个要素之中。ISO9001:2000已将隐含变为明确要求。

再次，三个标准的基本框架是一致的。0HSAS18001与IS014001结构完全一样，2000版IS09001标准虽然不再采用要素的方式编排，但其"过程方法"的模式结构与IS014001、0HSAS18001结构仍是相容的，并且新版IS09001标准在修订时即充分考虑到了与IS014000(OHSAS18000)标准的兼容性。在文件、记录、内审、管理评审等管理要素可以实行共享。

最后，就质量、环境、职业健康和安全的性质而言，关联性是很明显的。如果质量控制不好，就要多出废品、浪费能源和原材料，废品处理也可能带来污染；由于环境污染的受害者往往首先是企业职工，就同时产生了职业健康和安全问题。在危机四伏、乌烟瘴气的操作环境中，不可能制造出好的产品。在一些高风险行业中，这种关联性会更加明显。例如：石油开采行业井喷失控事故的发生、化工行业中发生的火灾和爆炸、核电站放射性物质的泄漏等。这些事故一旦发生，既是质量事故，又是环境灾难，十有八九有人员伤亡。所以，需要采取综合的措施，将质量、环境、职业健康和安全放在一起考虑。

另外，三个体系都强调持续改进；三个体系指导思想相同，都强调预防为主；体现精神相同----写所做、做所写、记所做。

建立意义

1、建立一体化管理体系是提高企业管理水平的需要。全球经济一体化，特别是中国加入WTO以后，企业需要通过认证的体系越来越多，各种体系之间的接口，各要素之间的协调，随着时间的动态变化，会越来越复杂，矛盾会越来越多，解决会越来越困难。一个企业的管理功能和效率发挥的好坏，不能只靠某一个或某几个体系的有效性，而是靠企业管理体系的整体有效性的发挥。这是系统论的整体性原则。在几个管理体系同时作用在企业管理时，如果不能相互协调、相互补充、相互衔接，不仅不能发挥整体功能，而且可能会相互造成负面影响，其结果势必降低管理体系的整体有效性。因此，一体化管理体系的出现，完全是企业自我发展，自我完善的需要。

2、建立一体化管理体系是提高企业效益的重要途径

用一套体系文件进行统一控制，使所有的活动和过程都达到规范化、制度化，将大大提高企业的管理效率。通过一体化审核，一次审核，获得多张认证证书，企业可以用较少的投入，较少的时间，达到多个目标，从而达到提高效益的目的。

3、建立一体化管理体系是增强企业市场竞争力的重要手段

全球经济一体化，特别是中国加入WTO以后，企业面临严酷的国际市场竞争，国际市场的竞争是多方面的，需要多种认证，只有涵盖多种认证的一体化管理体系，才能满足企业的产品和服务符合各种市场需求，才能取得参与多元化市场竞争的通行证。

建立意义另一种表述

1)降低管理和认证费用，促进体系认证工作的开展

2)减少管理上的不协调，提高管理效率

3)各管理领域可以优势互补

4)提供整体解决问题的手段

5)有利于在组织内建立质量、环境和职业安全卫生相融合的管理观念

存在困难

随着ISO9000认证、ISO14000认证和OHSAS18000认证的迅速发展，企业可能需要多种管理体系的认证，但是，由于QMS、EMS、OHSMS三个体系在管理目的、对象的特点不同，三个标准之间存在着较大的差异，管理体系及其要素的应用因不同的目的和不同相关方而异。QMS针对的是顾客的需要，EMS服务于众多的相关方的需要和社会对环境保护不断发展的需要，OHSMS服务于职业安全卫生条件影响的企业内部员工和外部来访者，三个体系自成系统，各司其职。加上多数的组织负责质量管理、环境保护和安全卫生的一般不是一个部门，因此，多数组织在实施体系时都采用了各自独立的体系，体系之间没有或很少有交叉，这种多体系和大量重复文件的情况导致企业管理效率降低，相同的工作重复，且难以控制和实施。在管理体系的实施和运行中就会存在以下问题：1)一些组织为了满足不同标准认证的需要，不得不做重复劳动，因此出现了三本手册、三套程序文件、重复内审、重复管理评审的现象，导致管理体系运行效率低下。

2)由于认证审核不统一，企业为了获得三种证书，就得接受三种审核，有时可能是由2-3家认证机构进行的。这不但使企业的审核费、交通费和接待费用增加，而且还要耗去管理人员和员工的时间和精力，资源的浪费，人力、物力、财力的重复投入将大大提高企业申请认证的费用，打击企业进行管理体系认证的积极性，阻碍认证工作的进展。

3)依据不同的管理构架建立三个不同的管理体系，形成企业内部相互协调的工作量很大，也会出现质量、环境、安全卫生的管理部门从各自负责的专业范围和管理责任出发，出现争资源、政令不统一、信息不能共享、甚至互相排斥的情况。

审核

审核方案

审核方案的效率准则

一体化审核方案与一般审核方案的不同之处，主要在审核工作量的确定和人力资源的配备上。一体化审核的时间（审核工作量）要少于不同管理体系分别审核所需时间之和，多于分别审核任一体系所需时间。在确定一体化审核所需工作量时，先依据不同管理体系审核所需人日的准则要求，确定每个管理体系所需的审核时间，再依据管理体系的整合程度、不同管理体系的过程或要素可以合并审核的程度，以及审核人员的能力，适当减少每个管理体系的审核时间。有关专家分析，一般情况下，一体化审核所需时间是单独体系审核时间之和的60%至80%。为了提高一体化审核的效率，认证机构需按照产品/服务特点以及审核的要求组成审核组，除审核应遵循一般原则（单一体系审核的要求）外，应选派具备多个管理体系审核能力资格，熟悉有关具备多个管理体系审核能力和资格，熟悉有关法律法规和其他要求（包括质量、环境和职业健康安全）的审核员参加审核；审核组应具备专业能力，必要时包括技术专家；审核组长应具有丰富的审核经验和控制一体化审核的能力，能对一体化管理体系的有效性作出准确判断。

文件审核

文件审核满足三个标准的要求

尽管实施整合型管理体系的组织无需刻意区分不同管理体系的界限，但从审核的角度看，由于对不同管理体系依据不同的审核准则（标准）要求，整个审核过程都需要准确界定不同管理体系的界线，并判定文件所描述的整合型管理体系在总体上是否符合各管理体系标准的要求。审核人员主要需要考虑以下几个方面：

1、组织的方针和目标是否符合标准的要求，是否符合组织的实际。

2、是否明确各部门、各层次的职责和权限。

3、是否全部覆盖了三个管理体系标准的各项要求和要素；若有删减，理由是否充分。

4、管理体系文件结构是否协调，接口是否合理，文件的管理是否符合文件控制的要求。

文件审核的结论一般为：符合要求、基本符合要求和不符合要求。应注意，必须确保文件同时满足在三个标准的要求，才能判定为符合要求。

现场审核

现场审核及审核过程控制

一体化审核应以过程方法为基础，在确认受审核方对质量过程、环境因素、危险源已经进行重点识别后，以工作流程为主线，结合要素审核的方式进行审核。审核员应了解所审核区域的主要工作流程，识别并确定受审核方的关键质量过程、主要环境因素和危险源，围绕相关过程进行审核。对独立性较强的质量、环境及职业健康安全活动，可单独安排审核。

过程控制

在审核过程控制中，应注意以下几方面的问题：

1、鉴于一体化审核的复杂性和特殊性，审核组内部的联络与沟通尤为重要。审核前，应召开一次审核准备会，明确每个审核员所负责的部分以及相互之间的协调，尤其要注意那些涉及多个管理体系的过程。审核组长应掌握审核的进展情况，确保对每个管理体系的审核按计划进行。必要时，及时调整审核计划和审核组成员分工。

2、在一体化审核中，检查表的运用非常重要，审核员所准备的现场检查表应覆盖三个体系的要求。在环境管理体系和职业健康安全管理体系的17个要素中，虽然大部分要求是相同的，但在审核时也有不少区别，例如，对4.3.1环境因素（危险源辨识、风险评价与风险控制策划）审核时，既要审核环境因素的识别评价又要审核危险源的识别评价，不能有任何偏废。

3、审核人员可以通过交谈、验证、观察，获得过程是否有效的客观证据，在抽取样本时，总的样本数和某一部分的样本数应超过单一管理体系审核的样本数。尽可能选取可以同时反映质量、环境和职业健康安全管理状况的客观证据。

4、应注意审核对关键过程、重要环境因素，危险源的控制情况。在对很多领域，三个管理体系的侧重点是不同的，审核员需要在把握重点的同时兼顾其他。

5、审核组小结时，需对违背审核准则的客观事实作出书面的不符合项报告，审核员应充分理解在三个审核准则的各项要素和要求，分别确定不符合项。如果一个事实仅不符合ISO9001（或ISO14001、GB/T28001）的不符合项；如果同一事实既不符合ISO9001的要求不符合ISO14001（或GB/T28001）的要求，也可以判定为一个共同的不符合项，并分别注明不符合标准的条款号。

6、现场取证结束时，审核组要将现场收集到的审核证据与三个审核准则进行比较，作出组织的管理体系是否符合要求并有效运行环境管理体系、职业健康安全管理体系分别作出审核结论。

四、纠正措施的跟踪

对于文件性不符合项或通过受审核方提供文字材料、图片容易验证的不符合项，通常进行文件验证即可。对于仅提供文件材料，不足以确信纠正措施有效的不符合项，则需要进行现场验证，主要根据以下原则验证和评价纠正措施的实施效果：

1、在规定的时间内完成整改，关闭不符合项；定纠正措施计划并已付诸实施；

2、不仅纠正不符合项，而且分析原因，制定纠正措施计划并已付诸实施；

3、实施效果得到验证；

4、注意考察某个单一体系的修改是否对其他体系的管理造成影响，这些影响是否得得相应的控制。

发展趋势

审核意义

1、一体化审核可以降低组织有关的认证费用，减轻受审核方负担；

2、实施一体化审核减少了对组织的产品实现过程和连续管理时间的中断；

3、实施一体化审核协调了组织在日常管理工作中所涉及的相同或相近的要求，以及由于不同体系的分别审核而造成的审核间的差异；

总之，一体化审核有利于促进组织系统管理体制的形成，并通过对不同体系的审核，可以更加全面、更加准确和客观地评价组织的综合管理水平，有利于组织采取更为合理的措施，改进整体绩效，实现不断持续改进的目的。

1)一体化管理体系应成为三个标准的有机融合，而不是三个体系的简单相加。在一体化管理体系建立之前，应该形成IMS标准作为建立一体化管理体系的依据。这一标准可能仍采用PDCA作为基本框架。

2)一体化管理体系建立的目的之一是为了减少工作量，建立一个体系，编写一本手册和一套程序文件，实施统一的内审核管理评审。

3)一体化审核应由一次审核、三张证书，向一次审核、一张证书（IMS证书）过渡。

4)培养"三项全能"的一体化审核员将成为认证机构、培训机构的培训重点。质量、环境、职业健康和安全的单项审核/认证与一体化审核/认证将长期并存；在多数行业中，特别是高风险行业，单项审核/认证将逐渐被一体化审核/认证所替代。