文件管理软件

文件管理控制着企业组织中文件的生命周期管理――它们如何被创建、查看、发布、和消灭，以及它们如何被除掉或保留。一个设计良好的文件管理软件促进更加容易的查询与共享文档信息。它用一个逻辑的方法组织内容，并使贯穿一个企业标准化内容的创建和呈现变得容易。它促进知识的管理和信息最小化，帮助你的组织满足自己的法律需求。它规定了一个文件生命周期的每个阶段特性，从模板创建到文件处创作、查看、发布、审核以及最后的销毁或存档。

简介

工资管理软件（系统）又称薪资管理软件，是在组织发展战略指导下，对员工薪酬支付原则、薪酬策略、薪酬水平、薪酬结构、薪酬构成进行确定、分配和调整的动态化电子动态管理软件（系统）。

文件管理软件应保证做到以下几个方面：

1、保证在文件生命周期的每个阶段在哪里存贮文档

2、保证在文件生命周期的每个阶段如何控制访问一个文档

3、保证作为一个致力于文档创建、查看、提交、发布以及销毁的小组成员如何在组织内部移动文件

4、保证对文件应用什么策略 以使得与文件有关的动作被审核，文件被正确的保存或销毁，以及企业中重要的内容被保护

5、保证在生命周期中当从一个阶段到另一个阶段转变时文件如何被转换

6、保证作为公司报告文件被如何对待，哪个必须被保持以符合法律需求和公司指导方针

功能

① 集中存储，统一的文档共享

② 权限管理，可针对用户、部门及岗位进行细粒度的权限控制，控制用户的管理、浏览、阅读、编辑、下载、删除、打印、订阅等操作

③ 全文索引，可以索引Office、PDF等文件内容，快速从海量资料中精准查找所需文件

④ 文档审计，描述了文档生命周期全过程中的每一个动作，包括操作人、动作、日期时间等信息，通过审计跟踪您可以全局掌握系统内部所有文件的操作情况。

⑤ 版本管理，文档关联多版本，避免错误版本的使用，同时支持历史版本的查看、回退与下载。

⑥ 自动编号，可自由组合设计编号规则。

⑦ 锁定保护，文档作者和管理权用户可将文档锁定，确保文档不被随意修改。当文档需要修改或删除时，可以解锁，保证文档的正常操作。

⑧ 规则应用，系统支持为目录设定规则，指定动作、条件和操作，当动作触发符合设定的条件，系统则自动执行规则的操作。

⑨ 存储加密，文件采用加密存储，防止文件扩散，全面保证企业级数据的安全性和可靠性。

⑩ 数据备份，支持数据库备份和完整数据备份双重保护，全面保障系统内部数据安全性。用户可自行设定备份时间及位置，到达指定时刻，系统自动执行备份操作。

⑪ 文档借阅，借出过程中可控制用户访问权限。被借阅用户会收到系统发送的即时消息通知。系统支持根据时间对借出的文档自动进行收回处理。

⑫ 审批流程，可自定义审批流程，实现流程固化，解决企业内部流程审批混乱的问题。

⑬ 统计报表，自动统计人员、部门文档使用情况和文档的存储情况

随着信息化进程，文件管理越来越受到企业的重视，但是企业在进行文件管理的过程中，经常会碰到以下的问题：

① 海量文件存储，文档存储分散，管理困难；

② 查找缓慢，效率低下；

③ 文件版本管理混乱；

④ 文件安全缺乏保障；

⑤ 文档的命名和存储无法规范化；

⑥ 文件无法有效协作共享；

⑦ 知识管理举步维艰等。

所以文件管理逐渐成为国内外业界研究的热点。

文档系统分类

为了解决企业管理难题，市场上出现了很多文档管理软件品牌。从功能角度大致可以分为：

1、项目文档管理软件

2、文档管理软件

3、纸质文档管理软件

4、图文档管理软件

5、ISO文控管理软件

等等。

国内文件管理软件

国内的文件管理软件，包括有：

致得E6协同文档管理系统，基于对文档管理、ISO文控和协同工作所设计，实现了以文档管理为核心，以多媒体管理、纸质文档数字化、CAD工程图纸管理、ISO文件控制、安全防扩散泄密等多种应用与技术手段，满足企业高效协同工作的需求。

KASS文件管理系统是一款用于替代共享文件夹、文件服务器与FTP服务器等企业传统文件管理方式的文件管理系统，能为企业搭建标准、规范的文件管理平台，实现文件安全、共享管理、协同使用与知识传承，能满足企业对文档管理的需求。

该系统支持与KFS分布式文件系统无缝集成，实现了PB级文档高效管理和CDN传输加速功能，应对高并发和海量文档管理，支持服务器集群和HA双机部署。

TeamDoc文档管理系统软件集文档安全储存、文件加密，版本追踪，用户权限管理与一体，防泄密、防拷贝、防打印，实现企业内部文档有序安全共享，协同编辑，为用户提供最实用、最完善的文档管理解决方案。

易度文件管理软件,edodocs .com,帮助企业解决文档的存储、安全管理、查找、在线查看、协作编写及文档发布控制等问题。

三品EDM图文档管理系统功能点：文件集中、版本管理、文件归档、文档变更、发布管理、权限分配、搜索定位、流程审批、编码器、圈红批阅、邮件提醒、万能浏览器、产品结构管理、标准物料库、BOM管理、BOM版本、零件变更等。

求索文件管理系统采用先进的分布式数据库存储技术，支持任意格式任意大小的电子信息文件的集中管理，是企业文档管理，信息化建设的首选产品。广泛适用于各行业海量的办公文件管理、设计图纸管理、机密文档管理、私密照片管理、音像资料管理、媒体资源管理

目前国外的文件管理软件，包括有：

DocMgr,使用的是postgresql数据库

KnowledgeTree Document Management,除了开源的版本，还有商业版本可用

MyDMS

owl

其他flickr、yupoo等在线图片管理网站，只能管理图片，不能管理其他类型的文件